MPI Bremen - Status

UPDATE SONNTAG 05.10.2025 - 13:00 Das E-Mail System ist wieder freigeschaltet und wir sehen in den Logfiles, dass die ersten Zugriffe und Synchronisationen stattfinden. Da das System gerade viele Synchronisationen und Indizierungen mit den Clients und intern durchführt, wird es noch ein wenig dauern bis sich alles zurecht geruckelt hat. Daher können Meldungen wie "Der aktuelle Vorgang in Meldungen ist fehlgeschlagen. Der Server des Kontos USERNAME@mpi-bremen.de antwortete: server internal error, missing MIDB connection."

Es ist davon auszugehen, dass in E-Mail Clientprogrammen aktuell die E-Mails nur mit extremer Verzögerung auftauchen. Die WebApp funktioniert und zeigt stets die aktuellen E-Mails an. Der Zugriff darauf erfolgt unter https://mail.mpi-bremen.de wie ihr es kennt.

Bitte beachtet, dass bei der Migration wie angekündigt sämtliche Filterregeln verloren gegangen sind! Diese müsstet ihr bitte neu anlegen.

Bei Fragen oder Problemen eröffnet bitte ein HelpDesk Ticket, habt aber bitte Verständnis dafür dass die Abarbeitung ggf ein wenig Zeit in Anspruch nimmt.

Wir werden das System heute den Tag über sehr engmaschig kontrollieren und überwachen. Und auch einen Blick auf das HelpDesk haben.

UPDATE SUNDAY, OCTOBER 5, 2025 - 1:00 p.m. The email system is back online, and we can see in the log files that the first accesses and synchronizations are taking place. Since the system is currently performing many synchronizations and indexing operations with the clients and internally, it will take a little while for everything to settle down. Therefore, messages such as “The current operation in messages has failed. The server for the account USERNAME@mpi-bremen.de responded: server internal error, missing MIDB connection.”

It can be assumed that emails are currently only appearing in email client programs with extreme delays. The web app is working and always displays the latest emails. You can access it at https://mail.mpi-bremen.de as usual.

Please note that, as announced, all filter rules were lost during the migration! You will need to recreate these.

If you have any questions or problems, please open a HelpDesk ticket, but please understand that it may take some time to process.

We will be monitoring and checking the system very closely throughout the day today. We will also be keeping an eye on the HelpDesk.

UPDATE SONNTAG 05.10.2025 - 10:09 Heute morgen um 08:30 Uhr wurde der letzte E-Mail Account migriert. Wir prüfen jetzt die Migration, testen das umgestellte System und beginnen dann Schritt für Schritt mit der finalen Wiederinbetriebnahme unseres E-Mailsystems. Bisher sieht alles gut aus, die Logfiles weisen keine Fehlermeldungen auf die wir nicht erwartet hätten.

UPDATE SUNDAY, OCTOBER 5, 2025 - 10:09 AM The last email account was migrated at 8:30 a.m. this morning. We are now checking the migration, testing the converted system, and then will begin the final recommissioning of our email system step by step. So far, everything looks good; the log files do not show any error messages that we would not have expected.

UPDATE SAMSTAG 04.10.2025 - 19:40 Es geht weiterhin gut voran und läuft aktuell nach Plan. Wie angekündigt kann man von der Prozentzahl schlecht auf die Zeit schließen. Dennoch fehlen aktuell nur noch 45 von 323 Accounts. Wir haben also 89% aller Accounts migriert.

UPDATE SATURDAY, OCTOBER 4, 2025 - 7:40 p.m. Progress continues to be good and is currently on schedule. As announced, it is difficult to estimate the time required based on the percentage. Nevertheless, only 45 of 323 accounts are currently missing. This means we have migrated 89% of all accounts.

UPDATE SAMSTAG 04.10.2025 - 09:50 Die Migration kommt gut voran, rein rechnerisch haben schon 75% aller Accounts auf Grommunio umgestellt. Da die Größe der Accounts total unterschiedlich ist, lässt dies leider keinen Rückschluss auf die Zeit zu. So läuft aktuell bspw seit 12 Stunden die Migration eines einzelnen Accounts während dessen viele andere parallel dazu migriert werden konnten. Wir halten euch weiter auf dem Laufenden, sobald es interessante Entwicklungen gibt.

UPDATE SATURDAY, OCTOBER 4, 2025 - 9:50 a.m. The migration is progressing well. In purely mathematical terms, 75% of all accounts have already been migrated to Grommunio. Unfortunately, as the size of the accounts varies greatly, it is not possible to estimate how long this will take. For example, the migration of a single account has been running for 12 hours, while many others have been migrated in parallel. We will keep you informed as soon as there are any interesting developments.

UPDATE FREITAG 03.10.2025 - 21:30 Die ganzen Vorbereitungen die wir heute noch für die Migration treffen mussten sind abgeschlossen. Ab jetzt ist das alte Kopano System nicht mehr zu erreichen. Der Zugriff auf E-Mails funktioniert also nicht mehr. Wir fangen nun mit der eigentlichen Migration an!

UPDATE FRIDAY, OCTOBER 3, 2025 - 9:30 PM All the preparations we had to make for the migration today have been completed. From now on, the old Kopano system will no longer be accessible. This means that you will no longer be able to access your emails. We are now starting the actual migration!

Am Freitag, den 03.10.2025, stellen wir die Software unseres E-Mail-Servers um. Wie ihr wisst, muss Kopano in seiner jetzigen Form in Rente gehen - der Hersteller entwickelt es nicht mehr weiter. Nach monatelangen Vorbereitungen und Testläufen starten wir nun endlich die eigentliche Migration.

Um die Umstellung so reibungslos und sicher wie möglich über die Bühne zu bekommen, müssen wir den Zugriff auf eure E-Mails am 03.10.2025 ab späten Nachmittag abschalten. Eine genaue Uhrzeit haben wir aktuell noch nicht festgelegt. Da es aber ein Feiertag ist, dürftet ihr E-Mail im Regelfall eh nicht verwenden. Keine Sorge: E-Mails, die währenddessen eingehen, verschwinden nicht im Nirwana, sondern werden zwischengespeichert und nach der Umstellung zugestellt. Voraussichtlich am Sonntag Vormittag werden wir den Zugriff auf die E-Mails wieder aktivieren.

On Friday, October 3, 2025, we will be upgrading our email server software. As you know, Kopano in its current form is being retired—the manufacturer is no longer developing it. After months of preparation and testing, we are finally ready to begin the actual migration.

To ensure that the changeover goes as smoothly and securely as possible, we will have to disable access to your emails on October 3, 2025, starting in the late afternoon. We have not yet determined the exact time. However, since it is a public holiday, you will not be able to use email anyway. Don't worry: emails that arrive during this time will not disappear into thin air, but will be temporarily stored and delivered after the changeover. We expect to reactivate access to emails on Sunday morning.